Gestire il foglio presenze con un software: in cosa consiste, come funziona e perché è conveniente

Quando si hanno dei dipendenti da gestire, la prima necessità è quella di riuscire ad organizzare un foglio presenze dipendenti.

Questo perché per riuscire a calcolare in maniera precisa una busta paga, con tutte le sue voci interne, è fondamentale avere ben chiaro quante ore abbia lavorato il dipendente, quante ne abbia prese di ferie, quante ROL e così via.

Esistono diversi metodi per organizzare un foglio presenze, che ha estrema necessità di essere preciso e di facile interpretazione, e tra questi quello più innovativo e probabilmente più semplice è l’uso di un software.

Come deve essere fatto un foglio presenze

Non esiste un unico metodo per preparare e compilare un foglio presenze, ma qualsiasi di questi decidiamo di utilizzare è importante che vengano rispettati alcuni punti fondamentali.

Foglio presenze quotidiano

Con il foglio presenze quotidiano si fa riferimento al foglio che coinvolge tutti i dipendenti e rappresenta l’orario lavorativo giornaliero.

In un foglio presenze quotidiano devono essere riportati i dati di ogni dipendente, quindi nome e cognome, numero di matricola e (facoltativa) la mansione.

Possono essere aggiunti poi tutti i dati che si ritiene siano necessari a identificare con precisione il dipendente o che riteniamo utili ai fini del calcolo finale delle ore di presenza.

L’organizzazione di questo tipo di foglio può variare, in base a come si ritiene sia più utile, ma in linea di massima il modo migliore per fare un conteggio delle ore di lavoro effettuate in giornata è quello di segnalare l’entrata e l’uscita.

È importante, inoltre, annotare il numero di ore previste per ciascun dipendente, così da riuscire a fare rapidamente un confronto tra queste e quelle effettivamente lavorate.

Il foglio presenze quotidiano sarà poi necessario per compilare successivamente quello mensile, relativo a ciascun dipendente.

Foglio presenze mensile

Nel foglio presenze mensile sono riportate invece tutte le ore lavorate e previste relative al singolo dipendente.

Anche in questo caso è necessario inserire tutti i suoi dati, ma questa volta è importante completarlo in maniera esaustiva, così da creare un vero e proprio documento personalizzato.

Quindi possiamo inserire:

• nome
• cognome
• numero di matricola
• mansione
• codice fiscale
• email
• numero di telefono
• indirizzo
• Altri dati rilevanti

In questo modo avremo una vera e propria scheda esclusiva.

Sul foglio presenze mensile vengono riportati poi tutti e trenta i giorni relativi al mese di riferimento e per ciascuno di questi si annoterà il numero di ore previste, il numero di ore effettivamente lavorate ed eventuali ore di permesso, ferie, malattia o straordinari.

Sarà questo foglio presenze quello utile e utilizzato per riuscire a fare un preciso calcolo della busta paga.

Fogli presenze: metodi classici

Possiamo individuare principalmente tre metodi tra i classici, anche se alla fine ognuno può decidere come organizzare il foglio presenze come più preferisce. L’importante è che vi sia chiarezza ed esaustività, così da poterlo usare a fine mese nella maniera più efficiente nella compilazione del cedolino.

I metodi ritenuti più classici sono:

• Foglio stampabile, da compilare a mano e far apportare eventualmente le firme ai dipendenti per certificare entrata e uscita.
• Foglio word, dove riportare in forma digitale tutti i dati necessari.
• Foglio excel, con la stessa funzionalità del foglio word ma organizzato in maniera più esaustiva, potendo usare l’incasellamento e le formule per il calcolo finale delle ore.

Il foglio presenze con un software

Relativamente di recente si è aperta la possibilità di usare un software dedicato per la rilevazione delle presenze.

Si tratta il più delle volte di tool online che permettono un accesso personalizzato a ciascun dipendente. Quest’ultimo così può autonomamente timbrare la sua entrata o l’uscita, segnalare le ferie, gli straordinari e i permessi.

Il software rileva in automatico la mancanza di timbratura e questo calcola da solo, perciò, a fine mese, il numero di ore che effettivamente il dipendente ha lavorato e quelle richieste di permesso.

I vantaggi del foglio presenze con un software

Poter utilizzare un tool online permette di avere numerosi vantaggi, non solo nel calcolo delle ore e della successiva busta paga, ma può essere integrato e arricchito di molte funzioni in grado di facilitare alcune operazioni.

• Rispetto della privacy. Ogni dipendente ha accesso solo alla sua pagina e non gli è permesso così visionare quelle degli altri.
• Organizzazione di tutti i dati. La pagina del dipendente può diventare una sorta di carta d’identità, dove è possibile raccogliere ogni informazione utile sia sulla sua identità e la mansione, ma anche ad esempio l’eventuale iban.
• Protezione dei dati. Questi software online funzionano in cloud, effettuando spesso dei backup. Questo protegge dall’eventualità di perdere informazioni come magari può succedere con altri metodi, che possono comportare lo smarrimento del foglio o il suo danneggiamento.
• Possibilità di integrarlo a software di paghe. Collegando il software del foglio presenze a uno di paghe è possibile effettuare un calcolo della busta paga praticamente automatizzato, liberandosi dall’impegno di effettuare conti o trascrivere a mano tutti i dati.
• Semplicità d’uso. I tool di fogli presenze online sono estremamente intuitivi e facili da utilizzare. Con pochi click è possibile inserire ingresso, uscite, richiesta di permessi e ferie. In automatico il software effettua poi il conto delle ore di presenza, con il calcolo accessorio di tutte le irregolarità, compresi gli straordinari. Alla fine ciò che renderà il software sarà un calcolo immediato, automatico e preciso.
• Accessibilità da qualsiasi dispositivo. Lo smart working ha preso sempre più piede negli ultimi anni, sono molte le persone che lavorano da remoto con il proprio pc. Avere un foglio presenze online permette di tenere il conto delle ore anche di chi non può recarsi in ufficio o chi lavora sempre da casa, grazie alla possibilità di accedere usando esclusivamente una mail e una password, da qualsiasi dispositivo.

Conclusioni

Quando si hanno a carico dei dipendenti è fondamentale riuscire a organizzare un foglio presenze che sia esaustivo, preciso e di facile interpretazione, così da poter fare rapidamente un calcolo di presenze e assenze per la trascrizione del cedolino.

Esistono diversi metodi, dai più classici come l’uso della carta, a quelli più moderni, come i tool online o, più genericamente, i software.

Questi ultimi hanno grandi vantaggi e attualmente risultano quelli più validi in quanto a precisione, semplicità e chiarezza.