Dopo la pandemia di COVID-19, il mondo del lavoro è cambiato. È cambiato nelle routine, che dovevano tener conto di distanziamento, disinfezione, dispositivi di protezione e contatti, ed è cambiato anche nella percezione del proprio agire. La tecnologia è entrata con una rapidità mai vista in precedenza nelle prassi di milioni di lavoratori e un numero sempre maggiore di persone ha fatto esperienza del remote working (e dello smart working). Così alcune consuetudini – spesso inefficienti – sono state soppiantate da nuove pratiche.
Alcune di queste si sono dimostrate così utili e vantaggiose che hanno cambiato per sempre il modo in cui ancora oggi lavoriamo. Gli uffici sono diventati più piccoli, gli spazi essenziali si sono dotati di postazioni per il virtual meeting, le riunioni si sono ibridate e si partecipa a volte in presenza, altre volte da remoto, da casa o in viaggio, condividendo lo schermo e i documenti digitali. Le aziende si sono dotate di piattaforme per il collaborative working e la condivisione in tempo reale da remoto e, in estrema sintesi, le informazioni sono migrate su cloud.
Questi tre cambiamenti, ovverosia la contrazione degli spazi fisici, la digitalizzazione dei processi e la virtualizzazione delle informazioni, hanno svincolato le persone – con l’eccezione degli addetti alla produzione – dalla necessità di essere presenti in ambienti predefiniti per svolgere le loro mansioni e hanno, al tempo stesso, reso necessaria la dematerializzazione dei documenti (la loro scansione e digitalizzazione, la successiva archiviazione e indicizzazione con sistemi di data mining per la ricerca e la consultazione).
«Il mondo del lavoro dopo la pandemia è cambiato, gli uffici diventano più piccoli ed essenziali, virtuali, le postazioni di lavoro condivise, parte delle giornate lavorative si svolgono a casa, gli armadi dei documenti scompaiono. Per questo il servizio di SGA è oggi più utile che mai».
- Righele, MRC
Sono emerse, dunque, da un lato una richiesta di flessibilità del lavoro, dall’altro la necessità di recuperare l’archivio storico in formato digitale, affidandolo al tempo stesso ad un servizio di gestione e deposito archivi come quello offerto da SGA, che si è dimostrata sempre la migliore soluzione per abbattere i costi e ottenere le migliori prestazioni (si pensi ad esempio a come sarebbe più oneroso dotarsi di una piattaforma informatica per la gestione documentale, magari fatta su misura, o a quanto costerebbe la logistica e l’affitto di spazi sicuri e protetti in ossequio alle normative per archiviare la documentazione fiscale, proteggendola da incendi, distruzione, furti, manomissioni).
Una logistica come Amazon Prime: la consegna dei documenti avviene il giorno successivo alla richiesta, in tutta Italia
Accade spesso, quando un’innovazione bussa alla porta, che un’opportunità venga vissuta come un ostacolo, un’incombenza nuova da dover risolvere. Nel caso dell’archiviazione e della gestione degli archivi cartacei digitalizzati, può quindi succedere che aziende e studi professionali abbiano il timore di non aver a portata di mano i propri documenti (quelli originali, cartacei) e si orientino a servizi di prossimità per la scansione e a depositi nelle vicinanze per la conservazione. In alcuni casi scelgano soluzioni di self-storage in strutture inadeguate, ma vicine. All’interno delle città di medie e grandi dimensioni non esistono gestori documentali che abbiano spazi sufficientemente capienti per la conservazione dei documenti e quindi nella scelta di un fornitore ci si dovrà comunque affidare ad una struttura nell’hinterland, che considerando il traffico e le viabilità rischia di compromettere una mezza giornata di lavoro nel caso in cui si dovesse raggiungere. È inevitabile che l’archivio esterno o remoto o il gestore documentale non sia vicino, ma la distanza fisica costituisce un problema solo per gli spostamenti dell’azienda, che non è organizzata per la logistica documentale. Il gestore del servizio, invece, come SGA, è specializzato e dispone di una logistica pensata per evadere in modo rapido ed efficace le richieste di consultazione.
Per fare un raffronto, si pensi alla logistica di Amazon: i pacchi partono da centri di distribuzione magari a centinaia di chilometri di distanza e le merci viaggiano di notte per garantire la consegna l’indomani. Per SGA è lo stesso: garantisce la consegna del documento fisico il giorno successivo alla richiesta. a mezzo corriere, avendo un ritiro dedicato tutte le sere alle ore 17:00. Per la consultazione dei formati digitali, i tempi di risposta è inferiore alle 4 ore in ogni condizione.
Per migliorare continuamente la qualità dei propri servizi, SGA non si avvale della collaborazione di cooperative, ma di dipendenti che seguono un percorso di formazione continua e sono responsabili per le attività esterne e di quelle interne. Per garantire ottime performance, nessun aspetto è tralasciato, né tecnologico né relativo all’intervento umano. Il reperimento dei documenti archiviati non dipende, infatti, solo dal metodo di gestione documentale e dagli efficienti strumenti di data mining, ma anche dalla qualità con cui gli operatori sono formati per usare il massimo scrupolo nel trattamento del documento stesso in fase di prelievo, conservazione, indicizzazione, stoccaggio, recupero e consegna. Tutto questo è un fiore all’occhiello per SGA.
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