Vimercate sempre più digitale: Spazio Città sperimenta il protocollo intelligente

Vimercate. Da circa un mese a Spazio Città si sta svolgendo la sperimentazione di un software che consente la protocollazione, la classificazione e lo smistamento della posta elettronica in arrivo in maniera intelligente, vale a dire in grado di imitare il comportamento dell’operatore umano.

Il Vicesindaco Mariasole Mascia, che ha delega ai servizi civici comunali, ne ha fornito informativa alla Giunta, nella seduta del 29 marzo.
“L’obiettivo concerne l’automazione avanzata della gestione documentale, partendo dalla protocollazione in ingresso di atti di natura ripetitiva, funzionale a una ottimizzazione delle attività di back-office e di supporto ai processi amministrativi”, scrive Mascia nella nota – “grazie a software in grado di imitare il comportamento umano in tutte le attività monotone, ripetitive e di scarso valore aggiunto per gli operatori”.

In altre parole, partendo dal presupposto che spesso le attività di protocollazione, classificazione e smistamento agli uffici delle PEC in arrivo richiedono molto tempo e che spesso tali processi comprendono elementi ripetitivi e quindi automatizzabili, le tecnologie di Robotic Process Automatic consentono di sviluppare software in grado di sostituirsi agli operatori, che possono così essere destinati ad attività a più alto valore aggiunto.
In questo ambito il Consorzio per il Sistema Informativo (CSI Piemonte) ha messo a punto un software specifico per la protocollazione ricorrente in ingresso, attualmente in uso presso la Città Metropolitana di Torino.

LO SVILUPPO

Dopo un primo incontro dimostrativo delle caratteristiche del “robot” con i colleghi piemontesi, gli operatori dell’Ufficio Protocollo di Spazio Città hanno analizzato tutti i protocolli in entrata a Palazzo Trotti e hanno redatto un elenco con classificazione e ricorrenza, prendendo in esame gli anni 2019 e 2021.
I tecnici del CSI hanno successivamente lavorato in un ambiente di test del programma del protocollo vimercatese per verificare la fattibilità dell’automazione del processo, con esiti positivi.
A dicembre 2022 si è proceduto all’acquisto del software, sviluppato e testato poi in gennaio e febbraio.
Dall’inizio di marzo il software è operativo per la protocollazione delle PEC dell’Ufficio Demografico, mentre sono cominciati i test per gli altri Uffici dell’Area Servizi al Cittadino.

Il cronoprogramma fissa per fine aprile l’estensione e l’avvio dei test per l’utilizzo del software per la protocollazione delle PEC in entrata degli altri Settori comunali.