Whistleblowing, Confimi Industria accende la luce su novità, modi e tempi

Il termine quasi sicuramente non dice molto all’opinione pubblica italiana. E forse nemmeno a tante aziende, anche di Monza e della Brianza. Ma la normativa in tema di whistleblowing (in inglese letteralmente “soffiare nel fischietto”), cioè la segnalazione di illeciti o irregolarità all’interno di un contesto lavorativo pubblico o privato, prevede a partire dai prossimi giorni una serie di scadenze ed adeguamenti che meritano attenzione.

Il D.Lgs 10 marzo 2023, n. 24, che ha recepito in via definitiva la Direttiva Ue 2019/1937, infatti prevede che le aziende con almeno 50 dipendenti istituiscano un canale di segnalazione interno che dovrà avere una serie di requisiti.

Il 15 luglio e il 17 dicembre, rispettivamente per le aziende con più e meno di 249 dipendenti, sono i termini entro i quali tale canale dovrà essere istituito. Inoltre, entro il 30 giugno saranno pubblicate in via definitiva le Linee guida dell’Anac(Autorità Nazionale Anticorruzione), che viene individuata dalla normativa come soggetto responsabile del canale di segnalazione esterno.

L’istituto del whistleblowing, che in Italia storicamente è associato più all’ambito pubblico che a quello privato, è stato al centro del webinar“Cos’è il Whistleblowing”, organizzato da Confimi Industria Monza e Brianza e Confimi Industria Bergamo.

COSA CAMBIA

“Il d.lgs. 24/2023 ha lo scopo di incentivare l’utilizzo del sistema di whistleblowing, estendendone la portata applicativa anche ai soggetti privati. Una delle novità più significative introdotte dal decreto consiste nell’eliminazione del principale ostacolo alla denuncia di fatti illeciti o di violazioni riscontrate nel proprio contesto lavorativo, quale è il timore della ritorsione” spiega nel corso del webinar l’Avv. Daniela Colleoni dello Studio Fasola Corporate Law, che ha sede a Bergamo.

“Questo avviene attraverso la previsione di tutta una serie di strumenti e di misure di protezione a tutela dei soggetti segnalanti come la garanzia di massima riservatezza, il divieto di ritorsione e l’introduzione di strumenti informativi per i whistleblowers. A ciò è da aggiungersi la previsione di importanti sanzioni nei confronti di coloro che violano tali disposizioni” continua.

La nuova normativa sul whistleblowing oltre a definire il contenuto delle segnalazioni, che possono riguardare violazioni del diritto europeo, di leggi nazionali oppure illeciti penali, civili, amministrativi o contabili e violazioni del MOGC 231 (Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01), definisce il funzionamento dei canali di segnalazione.

“Il decreto prevede l’istituzione di tre distinti canali di segnalazione, attivabili gradatamente a determinate condizioni – chiarisce Colleoni – lo strumento principale per la presentazione delle segnalazioni è il canale interno che dovrà essere istituito da parte di tutti i destinatari della normativa, sia in ambito pubblico che privato”.

“In secondo luogo – continua – sarà possibile ricorrere, alle condizioni stabilite nel decreto, al canale di segnalazione esterno che verrà attivato a breve presso il sito internet dell’Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione) oppure allo strumento delle divulgazioni pubbliche”

SEGNALAZIONE INTERNA

Il webinar organizzato da Confimi Industria Monza e Brianza e Confimi Industria Bergamo si è soffermato sui caratteri essenziali del canale di segnalazione interno, così come richiesti dalla normativa e, in particolare, sui criteri di riservatezza, sulla procedura di gestione della segnalazione e sui requisiti di sicurezza che deve avere il fornitore di tale canale.

“La normativa incentiva l’utilizzo di strumenti crittografati al fine di garantire la massima tutela della riservatezza dei contenuti delle segnalazioni e delle identità delle persone coinvolte” afferma l’avvocatessa dello Studio Fasola Corporate Law.

“Per quanto riguarda gli aspetti relativi alla gestione delle segnalazioni, il decreto prevede che sia trasmesso al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di presentazione della segnalazione e, ferma restando la necessità di mantenere le interlocuzioni con il segnalante nel corso delle indagini, dovrà essere fornito un riscontro entro 3 mesi” continua.

I SOGGETTI COINVOLTI

Dovranno adeguarsi agli adempimenti previsti dal D.Lgs 10 marzo 2023, n. 24 sul whistleblowing sia i soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione e i soggetti assimilati, sia i soggetti privati che rientrano in una delle seguenti categorie:

(i) hanno almeno 50 lavoratori subordinati; (ii) operano nei settori sensibili individuati dal D.Lgs. (per es. operano nel settore dei servizi, prodotti e mercati finanziari, nell’ambito di prevenzione del riciclaggio e di tutela ambientale); (iii) hanno adottato il MOGC ai sensi del d.lgs. 231/2001.

“Oltre all’adozione del canale di segnalazione, il decreto richiede poi ulteriori adempimenti sia in tema di compliance aziendale – come l’adozione di una procedura interna, la formazione dei dipendenti e collaboratori, l’aggiornamento del sito web e l’aggiornamento dei MOGC 231/2001 – sia in tema privacy” spiega Colleoni.

“E’ la stessa normativa – continua – a richiedere l’esecuzione di una valutazione d’impatto obbligatoria oltre che l’aggiornamento di tutta la documentazione privacy connessa, come il registro dei trattamenti” .

“In caso di mancata adozione del canale di segnalazione interno, di istituzione di un canale non conforme o di violazione degli obblighi di riservatezza e dei divieti di ritorsione sono previste delle sanzioni in misura variabile da 10 mila a 50 mila euro. Le sanzioni previste per il segnalante che denunci senza motivo con dolo o colpa grave variano dai 500 euro ai 2500 euro”.

Nel corso del webinar è stata posta l’attenzione anche sui gruppi di società ed è stato precisato che la condivisione del canale di segnalazione, ad oggi, è possibile solo per le aziende con meno 249 dipendenti e che, in ogni caso, la società controllante potrà avere solo un ruolo marginale. Le singole controllate dovranno necessariamente gestire in autonomia le segnalazioni ricevute, nel rispetto dei requisiti richiesti dalla legge.

“In considerazione dei requisiti richiesti dal decreto, è essenziale prestare molta attenzione alla scelta del fornitore del canale di segnalazione che, necessariamente, dovrà assicurare alcuni requisiti minimi di sicurezza– sostiene l’avvocatessa dello Studio Fasola Corporate Law al termine del suo intervento nel webinar sul whistleblowing – l’obiettivo è quello di assicurare una gestione proficua delle segnalazioni in conformità a quanto richiesto dalla normativa”.

LA PIATTAFORMA

L’appuntamento organizzato da Confimi Industria Monza e Brianza e Confimi Industria Bergamo, nella sua seconda parte, ha anche dato spazio ad un esempio concreto di come un’azienda possa fornirsi di un canale di segnalazione interna adeguato a rispettare le nuove disposizioni sul whistleblowing.

“Abbiamo messo a punto una piattaforma che rispetta sia sul fronte del segnalante che su quello del segnalato i criteri normativi della riservatezza, dell’anonimato, della presa in carico della segnalazione e della comunicazione – spiega il Dr. Furio Barbagallo della AGM Solutions, azienda con sede a Milano e Torino che si occupa di soluzioni tecnologiche ed innovative a servizio delle aziende.

“Con una web application semplice da usare e fruibile da tutte le periferiche, l’utente accede in maniera autonoma, può allegare documenti, video e audio ed effettuare la sua segnalazione – conclude Barbagallo – dall’altro lato il gestore rispetta i tempi stabiliti dalla legge per la presa in carico e il trattamento della segnalazione oltre ad avere la possibilità di comunicare via chat con il segnalante”.