Possedere una casella di posta elettronica certificata oggi è cosa normale, soprattutto perché la PEC è divenuta obbligatoria prima dal 2009 per i professionisti poi due anni dopo per le società mentre dal 2013 il medesimo obbligo è scattato anche per le ditte individuali (dichiarano la casella certificata quando avviene l’iscrizione al Registro delle imprese). Le pubbliche amministrazioni sono a loro volta obbligate e possedere una PEC, diversamente da quanto avviene per i privati che comunque attivandola possono beneficiare di importanti vantaggi (anche economici).

Quello della posta certificata è un sistema che consente di spedire e ricevere mail con valore legale, equiparate a una raccomandata A/R. Che cosa viene certificato? Innanzitutto l’orario di spedizione e l’avvenuta ricezione del messaggio, viene inoltre garantita la certezza del contenuto e degli eventuali allegati che sono immodificabili. In caso di contenzioso, è anche assicurata l’opponibilità a terzi e la possibilità di utilizzare gli scambi di mail come prove. È proprio l’aspetto della certificazione a rendere differente la PEC da una casella certificata. In questo approfondimento vedremo come aprire una PEC e in che modo sfruttarne i molti vantaggi.

Lo scambio di messaggi è certificato se avviene tra caselle PEC

Per capire come aprire una PEC mail gratis sarà innanzitutto necessario fare mente locale sul fatto che sono molti i gestori ad offrire la possibilità di attivare una casella senza spese. E questo generalmente per i primi sei mesi dal completamento della procedura di attivazione della PEC stessa. In tutti i casi, il costo di attivazione annuo è del tutto abbordabile: la spesa necessaria per inviare poche raccomandate è infatti già superiore a quella dello strumento digitale. La trasmissione potrà comunque essere considerata certificata soltanto nel caso in cui lo scambio di messaggi avvenga tra caselle PEC (sia mittente che destinatario). Altrimenti, il sistema non potrà garantire la certificazione. Per quanto riguarda quest’ultima, è il gestore della posta elettronica a rilasciare la ricevuta dell’avvenuto invio al mittente e allo stesso spedisce anche la ricevuta di consegna.

Step by step il procedimento e come usare la posta

Detto questo, come aprire una PEC? Dopo aver scelto il gestore di servizi digitali abilitato, si dovranno fornire i dati anagrafici e consentire la verifica dell’identità attraverso un documento di riconoscimento. Scelto l’indirizzo PEC, ci si avvia alla conclusione della procedura di attivazione (si dovrà anche indicare un indirizzo mail tradizionale, che servirà a ricevere le info tecniche per far funzionare la nuova casella). La PEC sarà normalmente resa disponibile subito o dopo un po’ di tempo, da mezz’ora a qualche ora. Una volta che tutto sarà finalmente attivo, si potrà iniziare con l’attività di invio e ricezione di posta certificata. Il funzionamento della piattaforma è piuttosto semplice e intuitivo, soprattutto perché replica quello di uno strumento che conosciamo molto bene: la casella di posta elettronica tradizionale. La possibilità offerta di attivare una PEC gratis, peraltro, consente di utilizzare e valutare il relativo servizio in modo da decidere – a fine prova – se attivarlo definitivamente o meno.